За да сме по-продуктивни и фокусирани през работната седмица, е добре да се научим как да управляваме своето време. Това означава предварително да организираме задачите си и да ги подредим по спешност и важност. Правилната организация на задачите гарантира тяхното изпълнение.
Какво всъщност е работен органайзер?
Най-общо това е списък със задачи под формата на график, който детайлно ни дава поглед върху това, което трябва да свършим и докога. С негова помощ можем да разпределим правилно времето си и да си дадем реална преценка дали не сме претоварили графика си за седмицата или месеца.
Положителни страни от използването на работен органайзер
- Сигурност, че няма да забравим ежедневните си задачи
Когато имаме безброй много задължения, може неволно да пропуснем някоя. След като организираме седмичния си списък със задачи в нашият работен органайзер, ще можем лесно да проверим дали нещо е останало неизпълнено.
- Организира деня ни
В днешното забързано ежедневие, често ни се случва да изпаднем в рутина и да минем на автопилот. Работният органайзер ни дава ясен поглед върху това, което е необходимо да свършим в момента.
Минуси на работния органайзер
- Тревожност
Колкото и да е хубав работният органайзер, може да ни донесе и доза стрес. Неочакваните прекъсвания на работния ден може да направят така, че да изостанем с поставените задачи. Това може да доведе до чувство на вина и провал, което да ни демотивира.
- Приоритизиране
Както споменахме, работният органайзер е един списък със задачи. Ако тези задачи не са приоритизирани по ред на важност, може да се стигне до изпълнение на лесните задачи, а трудните да са отложени за неопределено време.
Правилната организация на работната седмица/месец е от ключово значение, когато става въпрос за свършена работа. Какви трябва да са приоритетите ни и как да организираме правилно задачите си в нашия работен органайзер, за да свършим повече работа, но без да се натоварваме?
Ето нашите предложения за приложение:
Направете списък с всички задачи
Запишете на лист хартия всички задачи, които трябва да изпълните, а след това ги класирайте от най-спешни до най-малко спешни. Започнете с най-важната и работете по реда на степенуването на задачите. Не забравяйте да включите и срок на изпълнение!
Разбийте задачите на стъпки
Често се неглижира размерът на задачата, която трябва да се изпълни. Това може да ни обърка и да не успеем да преценим времето, което ще ни отнеме. За да не изпадате в такива ситуации, разбийте големите задачи на по-малки, за да ви е по-лесно при изпълнението.
Изполвайте цветово кодиране
За да категоризирате задачите по важност, спешност или тип на работата, е добре да приложите цветово кодиране. Това означава например с червено да маркирате спешните задачи, а със синьо проектите и т.н. Така правите задачите лесно различими и запомнящи се.
Лепящи листчета
Ако внезапно изникне някоя нова задача, но в графика ви няма място за допълване, я запишете на лепящо листче и я поставете на видно място във вашия работен органайзер. Така ще се застраховате, че няма да я пропуснете.
Планирайте всичко с приоритет
Опитайте се да различавате и определяте правилно задачите, които са с приоритет. За да сте по-продуктивни, е необходимо да знаете кое да направите първо, защо и за колко време.
Списък със задачи за деня, седмицата и месеца
Опитайте се да разпределите големият списък със задачи за ден, седмица и месец на изпълнение. Ключът е винаги да се знае кое е важно и спешно и кое би могло да изчака.
Повечето хора прекарват работният си ден в море от задачи без край. За да останете организирани и в тонус, е наистина добре да знаете как да организирате работните си задачи, за да ги приключите по-бързо и по-ефективно.
Допълнителни ресурси
Ако искате да научите повече за това как да управлявате времето си по-добре, можете да погледнете и други идеи от следните статии по темата:
4 Стратегии за планиране на времето
