Успехът ви като училищен директор до голяма степен се дължи на умението ви да вземате ефективни решения. Усъвършенстването на този процес и обмислянето на отделните стъпки в него може да ви помогне да оцените всяко потенциално решение и да изберете това, което носи най-много ползи за училището.
В тази статия ви предлагаме поредица от стъпки, които да следвате при избора на най-добър вариант за постигане на успех.
Кои са основните стъпки за вземане на ефективни решения?
Ето 7 стъпки, които могат да ви помогнат да структурирате ефективно подхода си за вземане на решения:
1. Идентифицирайте задачата/проблема
Първата стъпка в процеса на вземане на решение е самото осъзнаване, че решение трябва да се вземе. Това не е произволно действие, а е в резултат от опита ви за справяне с конкретен проблем, необходимост или възможност.
За да успеете да дефинирате ясно решението си в първата стъпка, е добре да си зададете няколко въпроса:
- Какъв е проблемът, който трябва да се реши?
- Каква е целта, която планирате да постигнете с прилагането на това решение?
- В какъв срок трябва да се вземе решението?
- Кой ще бъде засегнат от вземането на решението?
- Как ще измерите успеха?
2. Анализирайте ситуацията (събиране на информация)
Следващата важна стъпка към вземането на ефективно решение е да съберете необходимата информация, свързана с факторите и заинтересованите страни, участващи в проблема. Може да привлечете училищния екип да ви помогне в този етап като по този начин ще допринесете учителите да се почувстват ангажирани с процеса на вземане на решение.
Представяме ви един метод, който можете да използвате като систематичен процес за събиране на информация по отношение на най-вероятните причини за даден проблем.
- Първа стъпка: Ясно опишете проблема.
- Втора стъпка: Съберете информация за това, което се случва и за това, което не се случва.
- Трета стъпка: Опишете вероятните причини за проблема, които стават ясни от събраната информация.
- Четвърта стъпка: Използвайте информацията, с която разполагате, за да проверите всички възможни причини. Определете кои от тях не съответстват на информацията и могат да бъдат отстранени.
- Пета стъпка: Съберете допълнителна информация за причините, които сте установили, след като сте преминали през предишните четири стъпки.
3. Изработете алтернативни решения
След като съберете достатъчно информация, най-вероятно ще успеете да идентифицирате няколко възможни пътя за действие. По време на тази стъпка отбележете всички възможни резултати. Това, какви ще бъдат алтернативите решения, зависи от проблема.
Съществуват множество методи за изработване на алтернативни решения. Един от най-популярните е т. нар. мозъчна атака. Това е иновационен инструмент, който се използва за генериране на идеи и за изработване на алтернативи в група.
Защо да използвате мозъчна атака?
- За кратко време може да съберете много информация;
- Повишава участието;
- Води до креативни идеи и решения;
- Забавна е;
- Новите идеи се надграждат една върху друга и участниците започват да свързват концепции и решения.
Как се провежда мозъчна атака:
- Обяснете целите на мозъчната атака и какви могат да бъдат ползите от нея.
- Представете правилата на мозъчната атака – не се оценява мнението на участниците; всички идеи се записват, без да се коментират; веднъж записани идеите принадлежат на цялата група, а не само на участника, който ги е казал.
- Обединете се около формулировката на проблема, за който ще провеждате мозъчна атака.
- Записвайте идеите кратко и така, че да са видими за всички участници (използвайте постери, флипчартове, дъска и др.).
- Работете интензивно за кратък период от време – 5-10 минути.
- Ако се задават изясняващи въпроси към идеите, избягвайте навлизането в дълги обяснения.
- Подканете всички да участват. Използвайте хумор, за да провокирате творчески идеи.
- Не оценявайте идеите, преди да приключи мозъчната атака.
След като завърши процесът на генериране на идеи, те трябва да бъдат приоритизирани (оценени). Възможно е в процеса на обсъждане някои от тях да отпаднат, а сходните мнения да се обобщят. Когато броят на идеите стане по-управляем (7 – 10 бр.), всеки участник в мозъчната атака трябва да избере няколко, които му се струват най-подходящи за разрешаване на конкретния проблем (всички избират равен брой – например по две). След като участниците са направили своя избор, се сумират резултатите на всяка идея и се продължава работата с онези 2 – 3 от тях, които са събрали най-много точки.
4. Претеглете доказателствата
И така, вече разполагате с достатъчно информация и сте очертали възможните резултати. Помислете какво би се случило, ако изпълните всяка една от очертаните алтернативи. Преценете дали необходимостта от стъпка 1 ще бъде удовлетворена чрез използването на всяка алтернатива. Докато преминавате през този труден процес, постепенно ще се очертаят алтернативи, които ще са по-предпочитани от други. Затова е добре да подредите възможностите според приоритетите на вашето училище.
Ето няколко начина, чрез които можете да анализирате и претеглите доказателствата:
- списък с плюсове и минуси;
- SWOT анализ
- матрица на решенията (примерен шаблон може да свалите ТУК)
Поставете за всяка положителна или отрицателна страна оценка от 1 до 10 според важността. Резултат 1/10 означава, че е много маловажен, а резултат 10/10 показва, че е съществен при вземането на решение.
- дърво на решенията
Дървото на решенията прави процеса на вземането им по-лесен за визуализиране и оценка. Като изложите ясно проблемите, можете да видите възможните последствия за всяко решение.
5. Изберете между съществуващите алтернативи (вземете окончателно решение)
Следващата стъпка е да вземете окончателното си решение. Обмислете цялата информация, с която разполагате и как това решение може да се отрази на всяка заинтересована страна. Понякога правилното решение не е само една от възможностите, а комбинация от няколко различни алтернативи.
Ето четири критерия, по които можете да изберете най-доброто от възможните решения:
- Риск
Преценете както рисковете от предприемането на съответните действия, така и очакваните ползи. Най-важният аспект от тази преценка не е нито очакваната полза, нито очакваният риск, а съотношението помежду им.
- Икономия на усилия
Потърсете отговор на въпроса: Коя от възможните посоки на действие ще доведе до най-добри резултати при най-малко усилия?
- Подходящо време
Обмислете различните алтернативи през фактора време: колко продължително ще бъде изпълнението на даденото решение, колко неотложно е неговото прилагане, след колко време можете да очаквате резултати от решението и др.
- Ограничения на ресурсите
Отговорете на въпросите: Какви и колко ресурса са необходими за изпълнението на решението? Разполагате ли с тях? Можете ли да ги осигурите? Заслужава ли си да го правите?
6. Превърнете решението в действие (изпълнение)
Вече сте готови да предприемете необходимите действия, за да осъществите алтернативата, която сте избрали в стъпка 5.
Процесът на превръщане на едно решение в действие изисква и изработване на ясен план за неговото приложение. За да изработите такъв план, трябва да:
- изброите всички задачи, които трябва да се извършат, за да се изпълни решението;
- подредите задачите в хронологичен ред;
- изберете отговорник за всяка задача;
- определите краен срок за изпълнението ѝ.
При изработването на този план трябва да имате предвид не само конкретните действия, които ще предприемете, но и евентуалните трудности, които може да възникнат при неговото изпълнение.
7. Оценете взетото решение и разгледайте последствията от него
В тази последна стъпка прегледайте резултатите от взетото решение и преценете дали то е удовлетворило необходимостта, която сте установили в стъпка 1. Ако решението не отговаря на идентифицираната потребност, можете да повторите определени стъпки от процеса, за да успеете да вземете ново решение.
Ето няколко въпроса, които трябва да имате предвид, когато преразглеждате решението си:
- Реши ли се проблема, идентифициран в стъпка 1?
- Това решение положително или отрицателно повлия на училищния екип?
- Кои заинтересовани страни се възползваха от това решение?
- Кои заинтересовани страни бяха засегнати отрицателно?
Кои са характеристиките на ефективното решение?
Колко често сте вземали решения, които звучат много добре, но впоследствие се оказват неефективни? Ето какви са характеристиките на ефективното решение:
Бъдете уверени, че следвайки посочените 7 стъпки, ще се справяте ефективно с вземането на разумни решения.
Използвани източници:
Steps in Decision Making Process
What is Decision Making & its process?
Worksheet: Decision-Making / Problem-Solving
