Какво означава да имате добри организационни умения? Трябва ли да сте от типа хора, които планират срещи месеци предварително или има и други начини да покажете, че поемате отговорност?

В натовареното ежедневие на училищен директор организационните умения са важни, защото ви позволяват да планирате времето си добре и да управлявате работнaтa си ангажираност по ефективен начин. 

В тази статия ще намерите списък с вдъхновяващи съвети, които ще ви помогнат да подобрите организационните си умения. 

Какво означава да бъдете организирани?

Организационните умения означават, че имате способността да използвате ресурсите си ефективно. 

Да сте организирани означава, че:

• сте способни да управлявате собственото си време и крайните срокове;
• можете да приоритизирате задачите по подходящ начин. Знаете кои задачи са най-важни и можете да се погрижите първо за най-неотложните;
• обичате да поддържате подредена работната среда;
• комуникирате добре с училищния екип;
• можете да архивирате всякакви документи и папки по подходящ начин.

Защо организационните умения са важни?

За училищния директор организацията играе важна роля, тъй като ви помага да постигнете целите си. Добрите организационни умения се отразяват при изпълнението на всички ежедневни задължения. Едно от основните предимства на организацията е чувството за контрол, което повишава ефективността.

Ето как ви помага ефективното организиране:

Пестите време: Прекарвате по-малко време в търсене на документи, файлове, предмети и др., защото вече знаете къде да ги намерите. Вместо това можете да вложите спестеното време в изпълнението на други важни задачи. Всички сме наясно, че времето е ценно. 

Изпълнявате ефективно задачите си: Организираността намалява вероятността да изпуснете крайните срокове, да допуснете грешки и да оставите недовършена работата си. 

Изграждате доверие: Проявата на организационни умения допринася да изградите репутация на добре организиран и надежден директор. По този начин можете по-лесно да спечелите доверието на учителите.

Подобрявате училищната култура: Добрата организация намалява стреса и напрежението в училище и учителите се чувстват по-спокойни, в резултат на което се повишава тяхната ефективност.

Ръководите по-добре екипа си: Едно от многото предимства на организационните умения е по-добрата способност за управление на училището. За да можете да ръководите екипа си, трябва да знаете как да определяте приоритети и да ги разпределяте според уменията и способностите на всеки отделен член. Ако сте добре организирани, ще се справите по-лесно с това, като същевременно излъчвате увереност и контрол в училище.

Как да подобрите организационните си умения?

Предлагаме ви няколко съвета, с които да подобрите организационните си умения.

• Поставяйте си реалистични цели 

Определянето на реалистични цели е една от първите стъпки към това да станете по-организирани. Поставяйте си ежедневни и седмични цели, които структурират усилията ви и ви държат фокусирани върху училищните приоритети. Редовното осъществяване на намеренията е знак, че сте добре организирани и използвате ресурсите си пълноценно.

Не забравяйте, че не всички цели трябва да бъдат продуктивни. Например можете да си поставите цел да прекарвате повече време със семейството си вечер. А това от своя страна ще ви мотивира да управлявате по-добре работното си време през деня.

• Управлявайте времето

Управлението на времето е способността ви да организирате и разпределяте времето си между конкретни задачи. Това умение е важно, защото ви помага да запазите енергията си и да останете спокойни в забързаното ежедневие, като планирате работното си натоварване и сте сигурни, че изпълнявате крайните срокове.

Необходим компонент в управлението на времето е способността да приоритизирате задачите въз основа на спешност и значимост. Тъй като никога няма достатъчно време да се свърши цялата работа, трябва да сте наясно кои задачи трябва да се изпълнят незабавно и кои могат да почакат. 

Направете списък с ключови задачи, които искате да изпълните. Добре е да зададете и график, за да сте сигурни, че знаете какво правите във всеки час от деня.

Записвайки отделните задачи, вие придобивате чувство на контрол върху тях. Също така е по-лесно да ги приоритизирате. Въпреки че е добра практика първо да изпълнявате задачите с най-висок приоритет, може да ви е полезно да завършите по-лесна задача в началото на деня. Такова изпълнение ще ви помогне да останете мотивирани и да се справите със следващите ангажименти от списъка.

За да намалите стреса и да управлявате по-добре времето си, използвайте планери/календари, чрез които да проследявате задачите си и да наблюдавате седмичния си график. Дневният планер ви позволява да бъдете по-отговорни с това как прекарвате времето си. 

Разберете какви инструменти ще ви помогнат да останете организирани. Помислете дали предпочитате да използвате физически календар (планер, бележник, дневник)или дигитален инструмент. Има много полезни приложения, които ще ви улеснят в това как да управлявате времето си. Не се притеснявайте да опитате няколко, докато намерите това, което най-добре отговаря на вашите предпочитания.

• Делегирайте задачи

Способността да делегирате не е просто да накарате другите да свършат своята работа, а да управлявате ефективно натоварването си като гарантирате, че всички задачи са възложени на правилните хора. 

За да започнете да делегирате задължения, първо погледнете списъка си със задачи и решете кои от тях могат да бъдат възложени на учителите. Определете най-подходящите членове на екипа за съответните задачи и ясно им съобщете всички инструкции, както и желания резултат.

Делегирането на задачи ще ви помогне да направите натоварването си по-управляемо, което от своя страна ще подобри уменията ви за планиране на времето.

• Поддържайте подредено работното си пространство

Невъзможно е да сте организирани, ако работната ви среда е хаотична. Добре е да имате само необходимите предмети на бюрото си, за да не се разсейвате. Отървете се от всякакви вещи и документи, които смятате за ненужни, за да изпълнявате добре ежедневните си задължения. С по-малко разсейващи фактори наоколо можете да откриете, че е по-лесно да се съсредоточите върху задачите. 

Разчистването на физическото и виртуалното пространство често може да ви помогне да „разчистите“ и мислите си. Когато имате организирано състояние на ума, имате повече яснота, за да анализирате проблемите и да вземате решения.

• Награждавайте се редовно

За да насърчите последователни организационни умения, изградете за себе си система за възнаграждение. Например, ако завършите всяка планирана задача навреме, поглезете се с нещо, което ви харесва. Признаването на собствените ви постижения, дори и в по-маловажни ситуации, може да ви мотивира за завършване на всеки текущ проект.

• Ефективна комуникация

Комуникационните умения са задължителна част от организацията, тъй като по този начин можете да приоритизирате, делегирате и управлявате разумно времето си. 

Говорете или пишете ясно, така че получателите да не ви разберат погрешно. Лошите комуникационни умения водят до пропуснати възможности, конфликти в училище и неефективен учебен процес.

• Поддържайте здравословен баланс между професионалния и личния живот 

Успешното балансиране между личния и професионалния ви живот е едно от най-важните организационни умения, които можете да усъвършенствате за дългосрочен успех и щастие. Това означава да намерите стабилно равновесие между работата и личната реализация. Трябва да сте наясно, че има дни, през които трябва да работите повече, но можете да компенсирате това с ваканции и почивка. Когато имате здравословен баланс между работа и личен живот, сте по-малко податливи на чувството на претоварване и стрес. Това ви позволява да останете по-организирани в ежедневието си.

Подобряването на организационните ви умения ще допринесе много за повишаване на ефективността ви, като намали стреса и насърчи цялостното усещане за спокойствие в ежедневието ви. Освен това ще ви помогне да управлявате по-добре времето си, позволявайки ви да правите нещата, които наистина озаряват сърцето ви.

Използвани източници:

How To Improve Your Organizational Skills – 11 Practical Tips

Find out why these 10 organizational skills will put you a step ahead

What are organizational skills?

15+ Organizational Skills Every Leader Needs [+ Ways to Develop Them]

https://prepodavame.bg/tehniki-i-efektivni-saveti-za-upravlenie-na-vremeto-v-rabotata-na-uchitelya/